Datenschutz – Advokatfirmaet Seland

Datenschutzerklärung für Advokatfirmaet Seland | Rödl & Partner AS

Diese Datenschutzerklärung gilt für Advokatfirmaet Seland | Rödl & Partner AS („wir“ oder „uns“). Wir sind als Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich, wie in dieser Erklärung beschrieben. Unsere Kontaktdaten finden Sie weiter unten.

1. Welche Personengruppen sind von unserer Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen?

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu folgenden Personengruppen:

Kontaktpersonen bei Unternehmenskunden
Privatkunden
Mandanten in Strafsachen
Kontaktpersonen bei unseren Lieferanten und Kooperationspartnern
Sonstige Personen, die uns Anfragen zusenden
Personen, die in Fällen involviert sind, in denen wir rechtliche Unterstützung leisten
Andere Personen, die in von uns eingesehenen Fallunterlagen erwähnt werden
Besucher unserer Website

2. Zweck, Art der personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlage

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die Zwecke, für die wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Art der dabei verarbeiteten Daten und die jeweiligen Rechtsgrundlagen.

2.1. Allgemeine Anfragen

Zweck: Beantwortung von Anfragen, die uns erreichen.
Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und etwaige weitere personenbezogene Daten, die sich aus der Anfrage ergeben.
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis einer Interessenabwägung (GDPR Art. 6 Abs. 1 Buchst. f). Die Speicherung ist notwendig, damit wir Ihre Anfrage ordnungsgemäß beantworten und bearbeiten können.

2.2. Begründung eines Mandatsverhältnisses

Wenn ein potenzieller Mandant uns kontaktiert und anfragt, ob wir ein Mandat übernehmen können, führen wir intern eine Unabhängigkeitsprüfung (Interessenkonfliktprüfung) durch, bevor wir das Mandat annehmen. Diese Prüfung verfolgt ein legitimes Ziel und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung). Eine Konfliktprüfung bei Privatkunden umfasst in der Regel den vollen Namen, den Gegenstand der Angelegenheit und ggf. die Kreditwürdigkeit. Generell führt eine Konfliktprüfung für Unternehmenskunden üblicherweise nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Im Zusammenhang mit der Begründung des Mandatsverhältnisses führen wir eine Kundenprüfung nach dem norwegischen Geldwäschegesetz (hvitvaskingsloven) durch. Wir erfassen Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. weitere sich aus der Anfrage ergebende personenbezogene Daten, außerdem eine Kopie eines gültigen Ausweises, Angaben dazu, welche Firma Sie vertreten, und Ihre Rolle. Die Kundenprüfung ist notwendig, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetz nachzukommen (siehe Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) und um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber als Mandant gemäß unserem Engagement Letter (Auftragsbestätigung) zu erfüllen.

Sofern wir das Mandat übernehmen, erfassen wir die Kontaktdaten der Kontaktperson beim Mandanten bzw. lediglich des Mandanten selbst, sofern es sich um eine Privatperson handelt. Für Privatkunden ist die Erfassung dieser Kontaktdaten notwendig, um einen Vertrag mit der betreffenden Person zu schließen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Bei Unternehmenskunden stützen wir die Erfassung der Kontaktdaten auf eine Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

2.3. Mandatsverwaltung

Für jedes Mandat, das wir im Namen des Mandanten bearbeiten, wird ein eigenes Aktenverzeichnis erstellt. Zeitaufwand und Kosten in einer Angelegenheit werden in unserem Zeit- und Abrechnungssystem erfasst. Bei Unternehmenskunden stützt sich unsere Tätigkeit im Rahmen der Mandatsverwaltung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung), während dies bei Privatkunden als notwendiger Bestandteil zur Erfüllung des Vertrages mit der betreffenden Person angesehen wird (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

2.4. Fallbearbeitung

Bestimmte Anwaltstätigkeiten bringen es mit sich, dass wir Zugriff auf personenbezogene Daten von Parteien oder anderen Personen erhalten, die von einem Fall betroffen sind. Solche Daten können sich aus Unterlagen ergeben, die der Mandant uns zur Verfügung stellt, oder aus sonstiger Korrespondenz in der Angelegenheit. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Mandaten für Unternehmenskunden erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung). In manchen Angelegenheiten erhalten wir auch Zugriff auf sensible Daten, z. B. Gesundheitsinformationen oder Angaben zu Straftaten und Verurteilungen. In solchen Fällen stützt sich die Verarbeitung dieser Daten auf Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO (Notwendigkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) i. V. m. § 11 des neuen Personopplysningsloven (2018).

2.5. Aufbewahrung von Fallunterlagen

Wir bewahren Fallunterlagen 10 Jahre nach Abschluss des Mandats auf. Physische Akten werden in ein externes Archiv überführt und elektronische Fälle auf „archiviert“ gesetzt. Die Aufbewahrung über diesen Zeitraum halten wir sowohl im Interesse des Mandanten als auch in unserem eigenen Interesse für erforderlich, da ggf. später Fragen oder Streitigkeiten auftreten können, in denen die in der Akte gespeicherten Informationen wieder relevant werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung, siehe oben genannte berechtigte Interessen) und Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) i. V. m. § 11 des neuen Personopplysningsloven (2018).

2.6. Wissensmanagement

Advokatfirmaet Seland | Rödl & Partner AS hat ein elektronisches Erfahrungsarchiv eingerichtet, das aktiv genutzt werden soll, um Zeit und Arbeitsaufwand zu reduzieren und damit Kosten für unsere Mandanten zu senken. Dokumentationen, die im Erfahrungsarchiv gespeichert werden, werden anonymisiert. Die Rechtsgrundlage ist unser Interesse, bestehendes Wissen für unsere weitere Beratung zu nutzen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, Interessenabwägung).

2.7. Rechnungsstellung

Kontaktinformationen, die wir von Unternehmenskunden erhalten, werden verwendet, um Rechnungen an das Unternehmen entsprechend zu kennzeichnen, falls der Mandant dies wünscht. Bei Privatkunden wird deren private Anschrift für den Rechnungsversand verwendet. Die Rechtsgrundlage ist für Unternehmenskunden Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung) und für Privatkunden Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (erforderlich zur Erfüllung des Vertrags mit der betroffenen Person).

2.8. IT-Betrieb und Sicherheit

Personenbezogene Daten, die in unseren IT-Systemen gespeichert sind, können uns oder unseren Dienstleistern im Rahmen von Systemupdates, der Implementierung bzw. Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen, bei Fehlerbehebungen oder sonstigen Wartungsarbeiten zugänglich sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung, d. h. unser berechtigtes Interesse an den genannten Maßnahmen) sowie unsere rechtliche Verpflichtung zur Gewährleistung einer angemessenen Informationssicherheit (Art. 32 und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

2.9. Marketing

2.9.1. Versand von Newslettern und allgemeinen Informationen über unsere Kanzlei

Wir versenden Newsletter an E-Mail-Adressen, die zu Mandanten gehören, denen wir fortlaufend Rechtsdienstleistungen erbringen, sowie an andere Personen, die unseren Newsletter angefordert haben. In diesem Zusammenhang speichern wir Namen und E-Mail-Adresse in unserer Verteilerliste. Für den Versand nutzen wir das Programm Mailchimp, das auch Informationen zum Nutzerverhalten speichert – mehr dazu erfahren Sie hier. Empfänger des Newsletters können sich jederzeit abmelden, indem sie den in jeder einzelnen Mitteilung enthaltenen Abmeldelink nutzen. Für Mandanten ist der Newsletter ein Teil unseres Serviceangebots, um sie zu relevanten Fachthemen auf dem Laufenden zu halten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interessenabwägung). Besteht bereits ein Kundenverhältnis, erfolgt die Marketingmaßnahme gemäß § 15 Abs. 3 des norwegischen Marketinggesetzes (markedsføringsloven). In anderen Fällen beruht das Marketing auf der Einwilligung der betroffenen Person (vgl. § 15 Abs. 1 markedsføringsloven und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).

2.9.2. Nutzung unserer Websites, Cookies

Um Informationen über die Nutzung unserer Websites zu erhalten, verwenden wir Cookies. Näheres zu Cookies und der Art der von uns genutzten Cookies erfahren Sie hier. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis einer Interessenabwägung. Wir haben abgewogen, dass es für uns erforderlich ist, dies zu tun, um unsere Website an die Nutzerbedürfnisse anzupassen.

2.9.3. Marketing auf Facebook und LinkedIn

Wir nutzen Facebook und LinkedIn, um über unsere Kanzlei zu berichten sowie Neuigkeiten und relevante Themen aus unseren Fachgebieten bekannt zu machen.

Informationen darüber, dass Sie unserer Firmenseite folgen und auf unsere Beiträge reagieren, werden von Facebook bzw. LinkedIn gespeichert und unter anderem genutzt, um Statistiken zu führen und gezieltere Werbung zu ermöglichen. Auch wir verwenden die Statistiken von Facebook und LinkedIn, um unsere Informationen gezielt zu platzieren. Beispielsweise kann ein Seminar in Oslo speziell Personen aus dem Osloer Raum oder einer bestimmten Branche angezeigt werden. Facebook und LinkedIn erlauben die Speicherung und Organisation einer Vielzahl personenbezogener Daten. Für unsere gezielte Ansprache nutzen wir jedoch nur Angaben zu Standort und Zugehörigkeit zu einem Unternehmen oder einer Branche.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung, die Sie in den Einstellungen Ihres Social-Media-Profils festgelegt haben.

Wir verweisen auf die Richtlinien von Facebook bzw. LinkedIn für weitere Informationen:

2.10. Teilnahme an unseren Veranstaltungen

Wir erfassen E-Mail-Adresse, Namen und das Unternehmen, das Sie vertreten. Diese Daten werden für die Kursverwaltung, die Rechnungsstellung der Kursgebühr, die Erfassung der Anwesenheit sowie den Versand von Teilnahmebescheinigungen verwendet.

2.11. Rekrutierung für neue Stellen

Zur Rekrutierung für neue Positionen in unserem Haus erfassen wir Lebenslauf, Bewerbungen, Zeugnisse und Referenzen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

3. An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, sofern dafür keine rechtliche Grundlage vorliegt. Solche Grundlagen können üblicherweise ein Vertrag mit Ihnen oder eine gesetzliche Verpflichtung sein, die uns zur Herausgabe von Informationen verpflichtet.

Unsere IT‑Dienstleister können Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, wenn diese bei ihnen gespeichert sind oder ihnen auf andere Weise nach dem jeweiligen Vertrag mit uns zugänglich sind. Diese Dienstleister handeln gemäß einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung und nach unseren Weisungen. Sie dürfen personenbezogene Daten nur für die von uns festgelegten Zwecke verwenden, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben sind.

Wir nutzen auch Dienstleister, die sich in Ländern außerhalb der EU und des EWR befinden. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an solche Dienstleister verwenden wir die Standardvertragsklauseln der EU (siehe hier) und/oder das EU‑US Privacy Shield-Rahmenwerk (siehe hier).

Anwälte unterliegen einer strafbewehrten Verschwiegenheitspflicht gemäß § 111 des norwegischen Strafgesetzes (straffeloven). Alle Informationen, die uns im Zusammenhang mit einem Mandat anvertraut werden, behandeln wir vertraulich.

Wir geben personenbezogene Daten nicht in anderen Fällen oder auf andere Weise weiter als in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, es sei denn, der Mandant bittet ausdrücklich darum oder stimmt dem zu oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

4. Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, werden gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen verarbeiten, werden gelöscht, wenn der Vertrag erfüllt ist und alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Pflichten erfüllt sind. Sobald ein Fall abgeschlossen ist, wird er archiviert und für zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags aufbewahrt.

Rechtlich vorgeschriebene Identitätsprüfungen und andere gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungen personenbezogener Daten bewahren wir so lange auf, wie die entsprechende Aufbewahrungspflicht besteht. Für Identitätsprüfungen nach dem Geldwäschegesetz müssen die Daten fünf Jahre nach Abschluss des Mandats aufbewahrt werden.

Die Rechnungslegungsgesetze verpflichten uns außerdem, bestimmte Buchhaltungsunterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Wenn ein bestimmter Zweck eine Aufbewahrung für einen definierten Zeitraum vorsieht, stellen wir sicher, dass die Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden.

5. Ihre Rechte

Sie haben Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Welche Rechte das sind, hängt von den jeweiligen Umständen ab.

Wir bitten Sie ggf. darum, Ihre Identität zu bestätigen oder weitere Informationen anzugeben, bevor Sie Ihre Rechte gegenüber uns ausüben können. Damit stellen wir sicher, dass nur Sie selbst Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten – und nicht eine unbefugte Person.

5.1. Widerruf einer Einwilligung

Haben Sie uns Ihre Einwilligung zum Erhalt unseres Newsletters erteilt, können Sie diese jederzeit widerrufen. Wir haben es so eingerichtet, dass Sie sich einfach gegen solche Mitteilungen entscheiden können; in jeder E‑Mail ist ein Link zum Abmeldformular enthalten.

Haben Sie auch in andere Formen der Datenverarbeitung eingewilligt, können Sie diese Einwilligung ebenfalls jederzeit widerrufen, indem Sie uns dazu kontaktieren.

5.2. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, sofern keine Verschwiegenheitspflichten dem entgegenstehen. Um sicherzustellen, dass Daten an die richtige Person herausgegeben werden, können wir verlangen, dass ein schriftlicher Antrag gestellt wird oder Ihre Identität auf andere Weise überprüft wird.

5.3. Berichtigung oder Löschung verlangen

Sie können von uns verlangen, falsche Angaben zu berichtigen oder personenbezogene Daten zu löschen. Wir werden Ihrer Bitte, Daten zu löschen, soweit wie möglich nachkommen, können dies aber nicht tun, wenn es wichtige Gründe gibt, die einer Löschung entgegenstehen (z. B. wenn wir die Daten aus Dokumentationsgründen aufbewahren müssen).

5.4. Datenübertragbarkeit

In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten, damit diese an eine andere Anwaltskanzlei übertragen werden können. Wenn es technisch machbar ist, kann in manchen Fällen auch eine direkte Übertragung an das andere Unternehmen erfolgen.

5.5. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Ansicht sein, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht dem entspricht, was wir hier erläutern, oder dass wir anderweitig gegen das Datenschutzrecht verstoßen, können Sie sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (Datatilsynet) beschweren. Informationen zur Kontaktaufnahme mit Datatilsynet finden Sie auf dessen Website: www.datatilsynet.no.

6. Sicherheit

Wir haben Verfahren etabliert, um personenbezogene Daten sicher zu verarbeiten. Dazu zählen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Wir überprüfen regelmäßig die Sicherheit in allen zentralen Systemen, die für die Verarbeitung personenbezogener Daten eingesetzt werden, und haben mit den Anbietern dieser Systeme vertraglich geregelt, dass sie für eine angemessene Informationssicherheit sorgen müssen.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten (sowie auf Mandanten-/Fallinformationen) ist auf das Personal beschränkt, das diese Daten für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

Wir haben interne IT-Richtlinien verabschiedet und schulen unsere Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf Sicherheit und IT-Systemnutzung.

7. Änderungen

Wir behalten uns vor, geringfügige Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie entsprechend informieren.

8. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu unserer Datenschutzerklärung haben oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie sich gerne an uns wenden:

Advokatfirmaet Seland | Rödl & Partner AS
z. Hd. der Geschäftsführung

Anschrift: Parkveien 55, 0256 Oslo
Telefon: +47 24 13 43 40
E‑Mail: post@seland-roedl.no